Déductibilité des dépenses d’exploitation au Luxembourg

Une entreprise peut déduire de son bénéfice imposable ses dépenses d’exploitation, c’est-à-dire les frais qu’elle engage pour les besoins de son activité. Seules les dépenses ayant un lien direct avec l’activité professionnelle sont concernées. Les dépenses engagées à des fins personnelles ou privées par le dirigeant ne sont pas déductibles.

Règle générale sur la déductibilité des dépenses

La distinction dépend souvent du contexte. Par exemple :

• Déductible : un dirigeant invite un client au restaurant afin de conclure un contrat professionnel. Il s’agit d’une dépense d’exploitation.
• Non déductible : un dirigeant invite un ami personnel à déjeuner. Il s’agit d’une dépense privée.
• Cas limites : lorsque le client est également un ami proche, il convient de déterminer si la relation au moment de la dépense était d’ordre professionnel ou privé.

La loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu (LIR) distingue les dépenses d’exploitation déductibles des dépenses non déductibles :

• Les dépenses d’exploitation sont celles qui sont inhérentes à l’activité de l’entreprise¹, comme le loyer, les frais de personnel, l’électricité, ainsi que certains frais de restaurant et de déplacement.
• Les dépenses non déductibles sont celles faites dans l’intérêt personnel du contribuable ou pour l’entretien de sa famille, ainsi que les dépenses liées à son train de vie, même si elles profitent également à sa profession².

Les deux types de frais les plus souvent contestés

En pratique, deux catégories de dépenses sont à l’origine de la plupart des litiges : les frais de voiture et de déplacement, et les frais de restaurant.

1. Frais de voiture et de déplacement

Les frais de voiture et de déplacement sont déductibles lorsqu’ils sont engagés exclusivement pour l’activité professionnelle. La charge de la preuve incombe au contribuable, qui doit pouvoir démontrer que chaque trajet a bien été effectué pour des raisons professionnelles. La tenue d’un carnet de bord est donc vivement recommandée.

Pour chaque trajet, le carnet de bord doit indiquer :

• La date du trajet.
• Le trajet (départ et destination).
• Le motif du déplacement.
• Les kilomètres parcourus, classés en privés ou professionnels.

Exemple de présentation d’un carnet de bord :

La part non déductible des frais de véhicule se calcule ensuite comme suit :

Part non déductible (%) = (km privés ÷ km totaux) × 100

Ce pourcentage s’applique à l’ensemble des frais du véhicule (amortissement, assurance, carburant, etc.).

Exemple : des frais de véhicule de 12 000 € avec un taux d’utilisation privée de 30 % donnent un montant non déductible de 12 000 € × 30 % = 3 600 €. Les 8 400 € restants sont déductibles en tant que dépenses d’exploitation.

2. Frais de restaurant

Les frais de restaurant ne sont déductibles que si le contribuable peut démontrer qu’ils ont été engagés exclusivement dans l’intérêt de l’activité professionnelle. La jurisprudence tient compte des critères suivants :

• La nature des discussions ou réunions tenues pendant le repas.
• La fréquence et la régularité des repas d’affaires.
• Le contexte et le lieu du repas.
• La présence de tiers.

Synthèse

¹ Article 45, alinéa 1^er de la loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu (LIR).
² Article 12, alinéa 1^er de la loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu (LIR).
Source : Legilux